Le 6 differenze fra un partner e un fornitore

 

Oggi riflettevo..

che rapporto hai con il tuo fornitore?

Voglio dire, ognuno ha il suo modo di lavorare.

Ad esempio, io sento di poter dare il meglio quando collaboro a 360°, come un partner che:

  • conosce l’azienda, il suo percorso e le sue prospettive
  • anticipa i problemi che si verranno a creare.
  • propone soluzioni sulla base delle specifiche esigenze.

Voglio essere una persona su cui contare in quei momenti di buio che un imprenditore incontra durante il suo percorso. E lo saprai anche tu, questi momenti si presentano anche troppo spesso in un contesto storico delicato come il nostro.

Non mi piacciono i rapporti “mordi e fuggi” ma non è una questione di sentimento: mi accorgo di non poter mettere a frutto la mia esperienza, come fossi costretto a rimanere su binari ben definiti,  percorrendo una strada già tracciata che si è visto non portare distante.

Devo ammettere che questa è sempre stata una mia caratteristica. Fin da piccolo faticavo a prendere le cose per date.

Hai presente i “Perchè lo dico io” oppure i “Perche si è sempre fatto così”?

Io volevo capire le cose, andare a fondo. Evidentemente, crescendo, questo mio lato esigente è rimasto immutato.

 

Magari adesso starai pensando:

 

“Ma si, il solito discorsetto, sono bravi tutti a parlare”

 

Invece no. Voglio metterlo per iscritto, come una sorta di patto fra di noi.

Voglio farlo per darti un metro di paragone nel valutare i tuoi fornitori, ma anche, lo ammetto, per compromettermi e alzare l’asticella: questo è il mio standard e deve essere ben chiaro ad entrambi.

Non si torna più indietro: ecco le 6 differenze tra un partner e un fornitore

Risolve problemi

Lascia che ti spieghi cosa intendo con un esempio.

Pochi mesi fa mi presento da un nuovo cliente, produttore di vini della zona, che mi dice di avere difficoltà ad imbottigliare con la scatola attuale. Esteticamente è soddisfatto ma la messa in bottiglia è troppo lenta perchè ogni volta deve preparare in anticipo pile di scatole perdendo un quarto del tempo totale solo per questa operazione. Infine mi da il campione di una scatola che gli è piaciuta da utilizzare come riferimento e un budget ben preciso a cui attenermi.

Tornato in ufficio analizzo il campione e niente, salta fuori che ha una struttura da SERIE A e per realizzarla sono state utilizzati accorgimenti tecnici non da poco.

Per farla breve, è un po come mi avesse detto:

 

Guarda, vorrei una Ferrari. Ma dovresti farmela con il budget di una Fiat

 

Chiaro l’esempio no?

Insieme ai ragazzi in ufficio abbiamo studiato una settimana: grazie anche alla collaborazione del cliente che si è reso disponibile a fornirci molte altre informazioni sul suo modo di lavorare, abbiamo proposto un ibrido in parte automatico per velocizzare l’ imbottigliamento, in parte automontante per non sforare il budget. Quindi abbiamo inserito il keyes come separatore, con la duplice funzione di rendere ancora più agevole l’imbottigliamento e di trasmettere all’esterno un senso di eleganza maggiore.
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Perdonami se ho fatto un po di marchetta ma davvero non avrei saputo come spiegarti in modo chiaro cosa intendo per risolvere problemi, soprattutto in un ambiente in cui il rapporto cliente – fornitore si limita spesso ad un:

 

“Tieni il campione, fammelo uguale, fammelo pagare di meno”
Da una frase del genere, proprio di recente, ne è nato un bel siparietto.

Valutando l’offerta per una comune americana, mi accorgo che c’è qualcosa che non va: la scatola sembra sovradimensionata, l’alveare è enorme ma il cliente non lamenta problemi. Mi inpunto, riesco ad ottenere un campione della bottiglia e qualche informazione sull’utilizzo, faccio tabula rasa e riparto da  zero.

Era esattamente come immaginavo.

La scatola era più alta di 3 cm, l’alveare più alto di 14cm (!), la composizione esagerata per l’utilizzo. Probabilmente in origine la stessa referenza era usata per più bottiglie con dimensioni diverse le una dalle altre ma ora non aveva più senso mantenere questa referenza così com’era. In conclusione, unico caso in Italia, in un periodo di aumenti lui è stato l’unico a vedersi ribassare il prezzo delle scatole.

Il problema sono i soldi che ha BUTTATO nel frattempo.

Qualcun’ altro si sarebbe limitato a prendere il campione e fare la sua offerta così il cliente avrebbe continuato a pagare per una scatola sbagliata, senza accorgersi di niente.

Al contrario, se questo lavoro di revisione fosse stato fatto all’inizio, ci pensi a quanti $$$ avrebbe potuto risparmiare?

 

Alza il culo

Ricordi la poltrona in pelle umana del megadirettore?

La battuta era di Fantozzi, in uno dei film che forse maggiormente è rimasto nell’immaginario collettivo degli italiani.

Ecco, se chi ha il compito di rifornirti di scatole passa più tempo seduto su una poltrona del genere invece che in azienda da te, questo non è un buon segnale.

Soprattutto nella fase iniziale, è fondamentale recarsi sul posto ed acquisire le informazioni necessarie per effettuare un lavoro su misura.

Internet è fantastico, ha mille pregi e semplifica enormemente i contatti ma non può sostituirsi al rapporto che si viene a creare offline nè può veicolare tutte le informazioni di cui c’è bisogno per offrire un servizio su misura.

Sono venuto in contatto con aziende che hanno automatizzato il magazzino, per cui i bancali devono tassativamente stare entro certe larghezze per poter entrare negli ascensori oppure utilizzano gli scaffali, dovendo limitare l’altezza. Altre ancora movimentano la merce in “ballotti”, cioè reggettano le scatole tra loro senza ancorarle al pallet.

Ma se non scende sul campo, come fa ad entrare in possesso di simili informazioni?

 

Ti riempie di domande

Non tutto può essere dedotto, alcune cose dovrai dirgliele tu. In alternativa, preparati ad essere subissato di domande:

 

Che bancali usi?

Le referenze hanno una stagionalità?

Dove conservi le scatole in attesa di utilizzarle?

Che utilizzo ne fai?

C’è una sequenza lati tassativa?

 

Non scambiare una tale quantità di domande per una perdita di tempo, un dialogo fine a se stesso o invadenza. E non stupirti di ricevere telefonate successive in cui ti verrano chieste altre informazioni: magari sta valutando una soluzione di cui in principio non aveva tenuto conto e deve capire se ci sono i presupposti.

Vedila così: se vuoi un abito su misura, devi avere pazienza e lasciare che il sarto faccia il suo lavoro. Invece di tagliare corto, sfrutta gli incontri per dargli informazioni rilevanti e fai caso se ne tiene conto nell’elaborazione dell’offerta.

 

Non è così?

Dlin Dlon..

Altro campanellino d’allarme.

 

Ti spiega le cose

Questo passaggio lo davo per scontato e pensavo di non approfondirlo neanche, poi mi sono ricordato che io e te abbiamo un patto.

Visto? Funziona mettere le cose per iscritto.

Lascia che ti racconti questa.

Poco tempo fa ho chiesto un preventivo per un sito ad una agenzia.

Dopo vari colloqui, mi inviano nella casella di posta un preventivo a 5 cifre E BASTA.

Non una riga di spiegazione per farmi capire come avrebbero sviluppato il progetto, quanto tempo avrebbe richiesto, perchè era così alto.

 

Mi sono sentito senza il minimo controllo sulla questione.

 

Avremmo potuto valutare insieme le componenti del costo per capire come modificarle dando la precedenza ad alcune piuttosto che ad altre, o eliminando qualcosa di superfluo, o semplificando le più complicate. Per inciso, è andata esattamente così, ma dopo essermi rivolto ad un altra agenzia.

Lo stesso principio vale in questo settore. Lui deve elaborare le soluzioni, scartando a priori quelle che non fanno per te ma dopo deve metterti in condizione di scegliere con consapevolezza. L’ultima parola spetta a te e devi avere il pieno controllo in questa fase.

Devi essere conscio delle implicazioni presenti e future della tua scelta in termini di vantaggi, svantaggi e costi (certi e possibili).

 

Si assume le sue responsabilità

Tutti sbagliano, io non faccio eccezione, ma non sopporto quelli che, invece di ammetterlo, ficcano la testa sotto la sabbia, oppure si nascondono dietro ad una scusa.

Se devi mettere le sorti della tua azienda nelle mani di chi non è in grado di ammettere le sue colpe e proporre soluzioni alternative per riparare o limitare i danni, oppure non ha una seria politica sui resi e le non conformità, farai bene a cercarne un’altro.

 

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Sa quando dire no

Sia la produzione sia la consegna DEVONO essere gestite con giorni di anticipo (in un prossimo articolo ti spiegherò nel dettaglio perchè).

 

Capisco che tu:

  • abbia fretta,
  • sia in ritardo,
  • abbia ricevuto dal tuo cliente l’ordine per da un giorno all’altro
  • abbia dovuto portare il cane dal veterinario perchè i croccantini gli sono andati di traverso e nella confusione ti sia dimenticato di occuparti dell’ ordine

Ma non puoi pretendere le scatole per domani. Non è proprio possibile.

I fattori che possono velocizzare il processo sono:

  • gli impianti stampa: se esistono già e non bisogna ricostruire la grafica, creare materialmente l’impianto e spedirlo;
  • la referenza: se è gia stata fatta si accorcia la fase di allestimento della linea perchè la macchina ha già salvate le impostazioni e non bisogna trovare i parametri di stampa e fustellatura ottimali,
  • il formato: se è autoabbinante la produzione dei fogli può essere programmata in qualunque momento,
  • la stagione: nei momenti in cui tutti hanno bisogno di scatole (come luglio e dicembre) le linee sono occupate anche settimane in anticipo. Viceversa, nei periodo più scarsi di lavoro, è possibile andare in macchina in pochi giorni.

Inoltre considera che il cartone è un materiale vivo, che reagisce alle condizioni esterne a cui

viene sottoposto. Le scatole vengono prodotte ad un ritmo compreso tra le 5.000 e le 20.000 unità all’ora, a seconda della grandezza. Non stupirti dunque se qualche scatola:

  • ha la stampa spostata di qualche millimetro
  • quando la chiudi, le alette lasciano un angolo scoperto di BEN 3 gradi
  • è stato rovinata durante il trasporto
  • si è sbiadita stando al sole

 

Sono cose che possono capitare.

Purtroppo non si tratta di un materiale inerte come il metallo, su cui si possono tenere le tolleranze a zero. Semplicemente,utilizza quelle che sono ok, lascia da parte quelle SERIAMENTE difformi e chiedi al tuo fornitore come intende comportarsi.

In questo modo tu potrai continuare a lavorare senza dover gestire la contestazione sul momento nè interrompere il lavoro e attendere una nuova produzione, eviterete di sprecare materiale utilizzabile e metterai alla prova la sua politica in queste situazioni critiche.

 

Mettere da subito le cose in chiaro è sintomo di credibilità. Tutti vorremmo poter soddisfare le richieste dei clienti ed è faticoso dire “no, non posso farlo” sapendo che l’altra parte conta su di te.

Anche tu ti sarai trovato nella stessa situazione con i tuoi clienti.

Pochi hanno il coraggio di assumersi una simile responsabilità e ammettere i propri limiti, senza scaricare sul cliente i problemi che si verranno a creare in seguito.

Sono convinto, e sarai concorde, che un rapporto lavorativo che non può basarsi sulla credibilità e fiducia reciproca sia un rapporto rischioso, destinato a concludersi in modo poco piacevole per entrambe le parti.

 

A presto,

Fabiano Gollo

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